Vad är en Enkel Elektronisk Signatur (BES) och när ska den användas?
En enkel elektronisk signatur (BES) är den enklaste formen av elektronisk signatur, enligt definitionen i eIDAS-förordningen (EU-förordning nr 910/2014) inom Europeiska unionen. Även om den ger en grundläggande säkerhetsnivå saknar den några av de avancerade funktioner som finns i elektroniska signaturer på högre nivå. I eIDAS-förordningen kategoriseras elektroniska signaturer i tre säkerhetsnivåer: Enkel elektronisk signatur (BES), avancerad elektronisk signatur (AES) och kvalificerad elektronisk signatur (QES).
Viktiga egenskaper hos en Enkel Elektronisk Signatur
Data i elektronisk form
En enkel elektronisk signatur omfattar data i elektronisk form som är logiskt kopplade till andra data och som används av undertecknaren för att underteckna.
Låg grad av försäkran
BES ger inte samma säkerhetsnivå som elektroniska signaturer på högre nivå. Den saknar några av de avancerade säkerhetsfunktioner som finns i avancerade och kvalificerade elektroniska signaturer.
Inget krav på specifik teknik
BES kräver inte användning av specifik teknik eller utrustning för skapande av signaturer. Den kan implementeras med hjälp av ett brett spektrum av elektroniska medel, inklusive skannade signaturer, OK- eller godkänn-knappar eller andra grundläggande metoder.
Juridiskt erkänd
Trots sin grundläggande natur är en grundläggande elektronisk signatur juridiskt erkänd inom Europeiska unionen. Den anses vara en giltig form av elektronisk signatur, även om dess acceptans kan variera beroende på sammanhang och jurisdiktion.
När ska man använda en Enkel Elektronisk Signatur
Transaktioner med låg risk
BES är lämpligt för lågrisk-transaktioner där det räcker med en grundläggande nivå av autentisering och juridisk giltighet. Det kan handla om enkla avtal, interna memon eller andra icke-känsliga dokument.
Rutinmässiga affärsprocesser
I vardagliga affärsprocesser där tonvikten ligger på effektivitet snarare än en hög säkerhetsnivå kan en grundläggande elektronisk signatur vara lämplig. Exempel på detta är rutinmässiga godkännanden, bekräftelser eller samtyckesformulär.
Användarvänliga processer
BES används ofta i scenarier där en användarvänlig och tillgänglig signeringsprocess prioriteras. Till exempel vid inhämtande av elektroniskt samtycke på en webbplats eller via en mobilapplikation.
Intern dokumentation
Enkel elektronisk signatur kan vara lämpligt för intern dokumentation, t.ex. interna memon, bekräftelser från anställda eller rutinmässiga godkännanden inom en organisation.
Kostnadseffektiva lösningar
För organisationer som söker kostnadseffektiva lösningar för grundläggande behov av elektronisk signering kan BES vara ett praktiskt val. Det gör det möjligt att implementera elektroniska signaturer utan behov av sofistikerad teknik eller infrastruktur.
Även om en enkel elektronisk signatur kan vara lämplig för vissa användningsfall är det viktigt att noggrant bedöma de specifika kraven för varje transaktion eller dokument. För transaktioner med högre insatser och juridisk betydelse, särskilt sådana som kräver gränsöverskridande erkännande, kan organisationer välja mer avancerade former av elektroniska signaturer, t.ex. avancerade elektroniska signaturer (AES) eller kvalificerade elektroniska signaturer (QES).