Artikeln tar upp vilka metoder som passar dig bäst när det gäller att säkra dina filer. Oavsett om du hanterar fakturor, avtal eller kontrakt kanske du inte alltid tänker på säkerheten för dina dokument i första hand. Men säkerhet är helt avgörande för hanteringen av dina filer. Ett felaktigt hanterat avtal eller en borttappad fil kan snabbt minska förtroendet hos kunder, medarbetare eller andra användare.
För att hjälpa till lite på vägen kan du överväga:
- Konvertera papper till digitalt
- Regelbunden granskning av åtkomsttillstånd
- Lagra dokument på ett säkert sätt
- Filer över avdelningsgränser
- Digital signering
1. Konvertera papper till digitalt
Det har länge varit normalt att hantera viktiga dokument utskrivna. Kontrakt, fakturor och liknande har formats och skrivits ut för att sedan undertecknas. Men utskrivna dokument kan snabbt försvinna, stjälas eller förstöras.
Säkerhetsrutiner utvecklas hela tiden och de blir bättre och bättre. Rätt implementerat kan ett papperslöst kontor ge bättre kontroll över dokument, bättre datasäkerhet och möjlighet till lagring och backup. Samtidigt blir det också enklare att hantera dokumentens livscykel och risken för fel minimeras.
2. Regelbunden granskning av åtkomsttillstånd
När dokument har lagrats digitalt i verksamheten är det viktigt att skydda vem som har tillgång till dokumenten och uppgifterna. Utan rätt hantering kan filer lätt gå förlorade, förläggas fel eller delas med fel personer av misstag.
För att skydda dina uppgifter och dokument bör du överväga vem som har tillgång till konfidentiell information och regelbundet se över dessa behörigheter för att säkerställa att endast relevanta medarbetare har tillgång till den information de behöver - samtidigt som konfidentiella uppgifter skyddas från dem som inte har det.
3. Lagra dokument på ett säkert sätt
Hur förvarar du dina dokument? Förvaras de på ett säkert och skyddat sätt - eller ligger de bara fysiskt på skrivbordet eller i överföringar på datorn? Krypterad lagring av dokument och data ger ett extra lager av skydd, vilket kan vara avgörande om det handlar om känslig data och dokument.
Addo Sign samarbetar till exempel med e-box och andra lagringssystem som gör det möjligt att spara och lagra filer på ett säkert sätt.
4. Filer över avdelningsgränser
När dokument skickas mellan avdelningar eller till en mottagare och måste signeras, måste hanteringen av dokumenten också vara säker. När dokumenten hanteras digitalt kan de också signeras digitalt. I det här sammanhanget är det också viktigt att tänka på vem dokumenten skickas till och vem som har tillgång till uppgifterna.
En signeringslösning som Addo Sign skapar automatiskt en händelselogg som visar en transaktionsspårning av vilka åtgärder som har vidtagits med dokumentet. Händelseloggen ger en översikt över åtgärder, redigeringar och ändringar, som också är tidsstämplade. När det gäller digitala signaturer är dessa säkrare än traditionella papperssignaturer.
5. Digital signering
En digital signatur är lika giltig som en signatur som skrivs fysiskt på papper. Fördelen med digitala signaturer är att de ökar transparensen i online-interaktioner och skapar förtroende mellan mottagare och avsändare. Den digitala signaturen är unikt kopplad till undertecknaren, kan identifiera undertecknaren och kan med hög grad av säkerhet användas med undertecknarens egen kontroll.
Addo Sign integrerar med lokala versioner av eID-verktyg i vår signeringstjänst. Detta är till exempel NemID och MitID i Danmark och svenskt BankID eller norskt BankID.
Take the security of your documents to the next level
I slutändan beror säkerheten i dina dokument på vilka verktyg du använder. I Addo Sign är säkerheten inbyggd i verktyget och du kan enkelt skicka, ta emot, fylla i och signera helt säkert. Om det här är något du är intresserad av att höra mer om, boka en demo med vårt team idag och lär dig hur verktyget kan implementeras i dina arbetsprocesser.
