Avtal och dokument kan nu signeras digitalt med hjälp av tjänster som Addo Sign, vilket ger en ny nivå av bekvämlighet. Men hur tillförlitlig är den här metoden? Hur kan man säkerställa att det är rätt person som skriver under dokumentet? Med elektronisk identifiering har vi mycket större säkerhet jämfört med den traditionella pappersbaserade processen.
I detta blogginlägg undersöker vi hur digital signering med tjänster som Addo Sign skapar ett enklare och säkrare sätt att underteckna avtal och dokument. Vi fördjupar oss i betydelsen av elektronisk identifiering, som gör det möjligt att verifiera undertecknarens identitet och därmed säkerställa legitimitet och trovärdighet i den digitala signeringsprocessen. Efter att ha läst inlägget kommer du att förstå skillnaderna mellan enkel och stark identifiering, när de bör användas och hur Addo Sign gör det möjligt att hantera båda metoderna effektivt – både lokalt och globalt.
Elektronisk identifiering är en förutsättning för alla elektroniska transaktioner i Addo Sign, eftersom den spelar en central roll i alla digitala tjänster och processer. Identifieringsprocessen, som är en del av elektronisk identifiering, gör det möjligt för mottagaren av ett dokument att verifiera sin identitet på ett säkert och effektivt sätt innan de får tillgång till att visa inlämnade dokument och avtal.
Autentisering är den kritiska mekanism som bekräftar och verifierar att mottagarens påstådda identitet är äkta och legitim, vilket är avgörande för att upprätthålla säkerheten och integriteten i elektroniska transaktioner. Elektronisk identifiering och autentisering möjliggör tillförlitlig elektronisk kommunikation och gör det möjligt för användare att delta i elektroniska åtgärder och dokumentutbyten med sinnesfrid.
Vi lever i en tid där komplicerade processer är en avgörande faktor i alla kundrelationer. En studie från PWC visar att en bra kundupplevelse delvis avgörs av hur smidiga och effektiva processer och tjänster kunderna använder i en affärsrelation.
Så varför upprätthålla föråldrade processer och äventyra kundrelationer när det finns smidiga och säkra identifieringsalternativ med enkla och starka identifieringsprocesser?
Många viktiga affärsavtal kräver en identitetskontroll av motparten. Detta är ofta onödigt tidskrävande eftersom båda parter måste träffas personligen eller vittnesmål kan krävas. Dessutom finns det allmänna risker om dokument skickas med post, även traditionell e-post kan äventyras och är inte GDPR-kompatibel.
En stark tvåstegsidentifiering är ett juridiskt bindande sätt att signera alla typer av dokument. Stark identifiering är kopplad till en persons officiella identitet, som alltid bekräftas av digital identifiering. I praktiken innebär det att man använder avancerade och erkända identifieringslösningar genom hela identifieringsprocessen.
MitID och BankID är båda exempel på identifieringssystem som används för stark identifiering.
Stark identifiering rekommenderas för signeringsprocesser där parterna inte känner varandra i förväg. Stark identifiering kan också likställas med t.ex. uppvisande av en identitetshandling (pass/körkort).
Stark autentisering stöds av banksystemen i Finland, Sverige, Norge och Danmark och kan användas i Addo Sign. Om undertecknaren befinner sig i ett annat europeiskt land kan eIDAS användas. eIDAS är en paneuropeisk digital identifieringslösning som använder de officiella digitala identifieringssystemen i varje land, vilket gör att du kan skicka ett dokument för underskrift i till exempel Italien och vara säker på att rätt person har undertecknat dokumentet.
Avsaknad av en identifieringslösning är inte ett hinder för digital signering och kanske inte alltid nödvändigt. Enkel identifiering är ett bekvämt sätt att samla in elektroniska signaturer från hela världen. Ibland är risken i samband med signeringsprocessen eller dokumenten så låg att en enkel identifiering och efterföljande touch-signatur på skärmen är snabb och enkel. Den här metoden är enkel när de undertecknande parterna redan känner varandra eller när underskrifter samlas in internt inom ett företag.
Enkel och stark autentisering skiljer sig åt endast vid signeringstillfället. Medan stark autentisering kräver att mottagaren loggar in med t.ex. MitID eller BankID, kräver enkel identifiering endast att undertecknaren skriver sin namnteckning på dokumentet.
I praktiken innebär det att undertecknaren öppnar den inbjudningslänk som skickas via e-post/SMS, anger ett lösenord om avsändaren har lösenordsskyddat transaktionen och signerar i telefonen.
Observera att både enkel och stark identifiering ur juridisk synvinkel är bindande signeringsmetoder på samma sätt som den fysiska underskriften i ett dokument.
Den digitala signeringstjänsten Addo Sign erbjuder både stark och enkel identifiering. Du kan använda båda identifieringsmetoderna parallellt och välja identifieringsmetod separat för varje signatur innan dokumentet skickas.
Stark och enkel identifiering för digitala signaturer baseras på en EU-förordning som definierar de tre elementen i en digital signatur. De tre elementen är signeringsmetodens äkthet, dokumentets integritet och en tredjepartsbedömning i efterhand.
Med andra ord måste det digitalt signerade dokumentets integritet och ursprung kunna bevisas i efterhand, vilket gör dokumentet mer trovärdigt än en pappersversion.