Artikkelen utdyper hvilke metoder som best dekker deg i forbindelse med sikring av filene dine. Enten du håndterer fakturaer, avtaler eller kontrakter, er det ikke alltid at sikkerheten til dokumentene dine er det første du tenker på. Men sikkerhet er helt essensielt når du håndterer filene dine. En feilaktig håndtert kontrakt eller en tapt fil kan raskt redusere tilliten hos kunder, ansatte eller andre brukere.
For å hjelpe litt på veien kan du vurdere:
Det har lenge vært vanlig å håndtere viktige dokumenter på papir. Kontrakter, fakturaer og lignende har blitt formgitt og skrevet ut for å kunne signeres. Men utskrevne dokumenter kan fort komme på avveie, bli stjålet eller ødelagt.
Det utvikles stadig nye og bedre sikkerhetsrutiner. Hvis det implementeres på riktig måte, kan et papirløst kontor gi bedre kontroll over dokumenter, bedre datasikkerhet og mulighet for lagring og sikkerhetskopiering. Samtidig er det også enklere å administrere dokumentenes livssyklus, og risikoen for feil minimeres.
Når dokumenter er lagret digitalt i virksomheten, er det avgjørende å sikre hvem som har tilgang til dokumentene og dataene. Hvis man ikke passer godt på, kan filer lett gå tapt, komme på avveie eller deles med feil personer ved et uhell.
For å sikre data og dokumenter bør du vurdere hvem som har tilgang til konfidensiell informasjon, og regelmessig gjennomgå disse rettighetene for å sikre at bare relevante medarbeidere har tilgang til den informasjonen de trenger - samtidig som konfidensielle data beskyttes mot dem som ikke har det.
Hvordan lagrer du dokumentene dine? Er de lagret trygt og beskyttet - eller er de bare plassert fysisk på skrivebordet eller i overføringer på datamaskinen? Kryptert lagring av dokumenter og data gir et ekstra lag med beskyttelse, noe som kan være avgjørende hvis det dreier seg om sensitive data og dokumenter.
Addo Sign samarbeider for eksempel med e-boks og andre lagringssystemer som gjør det mulig å lagre og oppbevare filer på en sikker måte.
Når dokumenter sendes på tvers av avdelinger eller til en mottaker og skal signeres, må også håndteringen av dokumentene være sikker. Når dokumenter håndteres digitalt, kan de også signeres digitalt. I denne sammenhengen er det også viktig å huske på hvem dokumentene sendes til, og hvem som har tilgang til dataene.
En signeringsløsning som Addo Sign oppretter automatisk en hendelseslogg som viser et transaksjonsspor over hvilke handlinger som har blitt utført med dokumentet. Hendelsesloggen gir en oversikt over handlinger, redigeringer og endringer, som også er tidsstemplet. Når det gjelder digitale signaturer, er disse sikrere enn tradisjonelle papirsignaturer.
En digital signatur er like gyldig som en signatur skrevet fysisk på papir. Fordelen med digitale signaturer er at de øker gjennomsiktigheten i nettbaserte interaksjoner og skaper tillit mellom mottaker og avsender. Den digitale signaturen er unikt knyttet til underskriveren, kan identifisere underskriveren og kan med høy grad av sikkerhet brukes med underskriverens egen kontroll.
Addo Sign integrerer med lokale versjoner av eID-verktøy i vår signeringstjeneste. Dette er for eksempel NemID og MitID i Danmark og svensk BankID eller norsk BankID.
Til syvende og sist avhenger sikkerheten til dokumentene dine av hvilke verktøy du bruker. I Addo Sign er sikkerheten innebygd i verktøyet, og du kan enkelt sende, motta, fylle ut og signere på en helt sikker måte. Hvis dette er noe du er interessert i å høre mer om, kan du bestille en demo med teamet vårt i dag og lære hvordan verktøyet kan implementeres i arbeidsprosessene dine.