En innføring i fordelene med digitale signaturer i regnskapet. Forbedre prosessene dine, øk effektiviteten og bygg sterkere kunderelasjoner med digitale signaturer.
Fra papirbunker til digital letthet
Regnskapsavdelingen står overfor en enorm mengde dokumentasjon. Det forventes at de fleste signaturtransaksjoner i fremtiden vil foregå på mobile enheter. Derfor må regnskapsførere være forberedt på å bruke digitale signeringsløsninger for elektronisk overførte dokumenter.
Disse løsningene gir regnskapsførere en rekke fordeler, som å opprettholde et revisjonsspor for alle signerte avtaler og samtykkeskjemaer, opprettholde sikkerheten til sensitive dokumenter og forhindre utilsiktet eksponering.
"Ved å erstatte utdaterte papirbaserte prosesser med digitale signeringsløsninger kan regnskapsførere utføre alle sine oppgaver på nett."
Digitale signaturer: Nøkkelen til raskere regnskapsprosesser
Den primære motivasjonen for små bedrifter til å ta i bruk digitale signeringsløsninger er ofte å øke salget. Denne teknologien kan imidlertid også ha en betydelig innvirkning på regnskapsavdelingen. Ved å bruke digitale maler og eliminere behovet for flere signaturer på fysiske dokumenter, kan regnskapsførerne redusere tiden og innsatsen som kreves for å utarbeide papirarbeid, betraktelig. Dette kan føre til kostnadsbesparelser ved at man slipper å bruke tid og ressurser på å skrive ut, sende og fakse papirskjemaer.
Øker effektiviteten i forretningsdriften
En vanlig utfordring for bedrifter er å holde oversikt over fremdriften i dokumenter som ofte blir liggende i én avdeling i flere dager før de går videre til neste. Digitale signaturer kan forenkle prosessen med å innhente de nødvendige interne signaturene fra de ansatte, og de kan brukes til styrevedtak, dokumentasjon, samtykker, e-poststemmer og andre bedriftsdokumenter.
Ved å bruke digitale signaturer kan bedrifter unngå forsinkelser som skyldes manglende eller forsinkede signaturer på reiseregninger. Dette resulterer i en mer organisert og effektiv prosess, ettersom dokumentet flyter i riktig rekkefølge - fra personen som fyller det ut, til arbeidslederne og regnskapsavdelingen. Med digitale signaturer er det ikke nødvendig å lage papirkopier, så oppgaver som tidligere tok flere uker, kan nå utføres på bare én dag. Digitale signaturer gjør det mulig for de ansatte å motta refusjoner raskere, og regnskapsførerne kan avslutte regnskapet tidligere.
5 fordeler med digitale signaturer i regnskapet
-
Effektiviser dokumenthåndteringen: Digitale signaturer gjør det mulig for regnskapsførere å signere og administrere dokumenter elektronisk, noe som reduserer behovet for manuell håndtering og utskrift.
-
Forbedre sikkerheten: Med digitale signaturer blir sensitive dokumenter kryptert og beskyttet med sikre digitale signaturer, noe som reduserer risikoen for utilsiktet eksponering.
- Forbedre effektiviteten: Muligheten til å signere og administrere dokumenter elektronisk mens du er på farten via mobile enheter sparer tid og øker effektiviteten for regnskapsførere.
- Oppretthold revisjonsspor: Digitale signaturer gir en oversikt over alle signerte avtaler og samtykkeskjemaer, noe som gjør det enkelt å spore og opprettholde et revisjonsspor.
- Styrke kunderelasjonene: Ved å redusere manuell håndtering og øke hastigheten på dokumenthåndteringen kan digitale signaturer hjelpe regnskapsførere med å yte bedre service og styrke forholdet til kundene.
Opprett en gratis konto og prøv Addo Sign. Du kan også kontakte oss for en online demonstrasjon, og lære mer om hvordan digital signering kan være fordelaktig for regnskapsprofesjonelle.
Viktigheten av samsvar og sikkerhet i dokumenthåndtering
For å sikre pålitelig finansiell rapportering og overholdelse av lover, forskrifter og retningslinjer er det viktig å sørge for at regnskapsdokumenter er beskyttet mot manipulering. Addo Signs løsning for elektronisk signering løser dette problemet ved å gi mulighet for langsiktig verifiseringsbevis innebygd i dokumentet, inkludert pålitelige tidsstempler for å bevise signeringstidspunktet og validere underskriverens identitet. Denne komplette løsningen garanterer samsvar og åpenhet gjennom hele signeringsprosessen for regnskapsførere.
