KYC (kjenn din kunde) handler i all sin enkelhet om risikostyring og om å redusere økonomisk kriminalitet. Det er et nøkkelbegrep i forhold til å unngå hvitvasking av penger og skal også sikre at man gjør forretninger med en kriminell. Kort sagt handler konseptet om å kjenne kunden både når det gjelder identitet og finansielle aktiviteter, samt å identifisere risikoen kunden kan utgjøre. Å etablere effektive KYC-prosesser er avgjørende både for å overholde loven og for å sikre en effektiv forretningsmodell i organisasjonen.
Begge begrepene brukes ofte i forbindelse med hvitvasking av penger. De to begrepene har imidlertid svært ulik betydning.
AML (Anti-money laundering) refererer i stor grad til reguleringer og lover som har som direkte mål å bekjempe økonomisk kriminalitet.
KYC (know your customer) er prosessen med å verifisere identiteten til kundene. Implementering av en KYC-prosess er et eksempel på et krav i AML-lovgivningen.
Hvis selskapet ditt er en finansinstitusjon, risikerer du å bli utsatt for bøter, sanksjoner eller generell skade på omdømmet ditt hvis du gjør forretninger med en person som enten hvitvasker penger eller finansierer terrorisme. I tillegg er en effektiv KYC-prosess også en grunnleggende praksis for å beskytte din egen virksomhet mot svindel og mulige tap. I denne artikkelen tar vi for oss de fire viktigste trinnene for å sikre en effektiv KYC-prosess.
For å kunne verifisere og dokumentere kundens identitet må du innhente personopplysninger og informasjon om kundens formål med å bruke institusjonen din. Dette gjelder både nye og eksisterende kunder. Hvor mye og hvilken type kundeinformasjon som kreves, avhenger av om kunden tilhører en lav- eller høyrisikogruppe.
Hvordan du gjør dette, bør nedfelles i en dokumentert prosess, der du tar hensyn til hvilken risikogruppe kunden tilhører.
Hvordan du innhenter og håndterer kundeinformasjon, bør nedfelles i en dokumentert prosess. Som en del av denne prosessen må du etablere en kundeatferdsprofil og vurdere hvitvaskingsrisikoen basert på profilen. I tillegg må du overvåke transaksjoner avhengig av hvilken risikogruppe kunden tilhører. Det er viktig å være spesielt oppmerksom på store kontanttransaksjoner.
Hvordan utføres en kontroll av kundens identitet? Når du trenger å kontrollere kundens identitet, kan du bruke digitale løsninger, for eksempel Addo Sign, der du kan få kunden til å fylle ut informasjonen sin gjennom sikre skjemaer. Avhengig av kundens vurderte risiko utføres kontrollen av informasjonen med enten strengere eller lempeligere prosedyrer.
Informasjonen som kunden oppgir, må verifiseres via en pålitelig og uavhengig kilde. Når kunden for eksempel har oppgitt sitt CVR-nummer, kan du verifisere opplysningene mot CVR-registeret direkte i Addo Sign, slik at du allerede her kan kontrollere identiteten. Hvis det gjelder privatkunder, bør kundens CPR-nummer verifiseres enten ved hjelp av pass, adresse eller navn. Ved strengere rutiner vil det ofte være et krav om at kunden må møte opp fysisk.
Du må både kontrollere kundens identitet ved alle nye kundeforhold og ved endringer i kundens forhold. For høyrisikokunder kan prosedyren gjentas én gang i året, mens du for lavrisikokunder kan gjøre det hvert femte år.
Kontakt oss hvis du trenger hjelp med å digitalisere innsamlingen av kundeinformasjon til KYC-prosessen.
En av de viktigste grunnene til at selskaper gjennomfører KYC-screening av kundene sine, er for å forhindre svindel. Falske eller stjålne identiteter brukes av svindlere til å gjennomføre ulovlige aktiviteter anonymt. Noen av de vanligste svindelforsøkene mot bedrifter er kontoovertakelsessvindel, hvitvasking av penger, terrorfinansiering, phishing-svindel osv. KYC og AML-overholdelse hjelper virksomheter med effektiv risikostyring. Når risikoen er identifisert, bidrar KYC-verifisering til å sikre en smidig og grundig implementering av svindelforebyggende tiltak.
KYC og AML er ikke begrenset til utviklede og velstående land. Globale reguleringsmyndigheter utvider omfanget av KYC og AML-regelverket for å eliminere hvitvasking av penger på global skala. De fleste land har egne regler for kundekontroll og hvitvasking og tilsynsmyndigheter som håndhever dem strengt. Tilsynsmyndighetene har rett til å ilegge rapporteringsenhetene store bøter dersom de ikke overholder regelverket. Ved å følge KYC og AML-rutiner kan selskapene forebygge slike sanksjoner.
Ved å overholde KYC-kravene kan bedrifter utvikle en sikker kundebase. Screening av kundene før de blir onboardet, viser at bedriften er opptatt av å sikre interessene til alle interessenter. KYC og AML-screening av kunder sender et positivt budskap til kundene om at dere har sikret dem mot svindlere. Ved å vise at dere er opptatt av sikkerhet gjennom synlige sikkerhetsprotokoller, bidrar dere til å holde på kundene.
Etterlevelse av KYC og AML bidrar til å øke organisasjoners troverdighet og markedsverdi. På den annen side vil manglende overholdelse av KYC-reglene etterlate smutthull som svindlere kan utnytte. Hvis reglene ikke overholdes, risikerer selskaper ikke bare å miste fortjeneste, men i noen tilfeller også å miste kredittverdigheten sin. KYC-samsvar bidrar derfor til å oppnå vedvarende vekst, ettersom KYC-verifisering bidrar til at kun legitime kunder kommer inn i virksomheten. Dessuten blir kundene værende lenge hvis selskapet tilbyr gode sikkerhetsprotokoller.
KYC i sanntid er når kunder blir verifisert i sanntid via Internett. Med KYC og AML-screening i sanntid blir kundene verifisert i løpet av ett minutt uten bruk av fysiske dokumentkontroller. Identitetsverifisering gjøres ved hjelp av ansiktsverifisering, ID-kortverifisering, dokumentverifisering, tofaktorautentisering og lignende. AML-screening gjøres også sammen med KYC-screening ved å verifisere sluttbrukerinformasjonen med globale overvåkningslister, sanksjonslister og PEP-lister (politisk eksponerte personer) osv. På den måten kan selskapene eliminere en stor risiko på kort tid.