Kontrakter og dokumenter kan nå signeres digitalt ved hjelp av tjenester som Addo Sign, noe som gir en ny grad av bekvemmelighet. Men hvor pålitelig er denne metoden? Hvordan kan du sikre at det er riktig person som signerer dokumentet? Med elektronisk identifikasjon har vi mye større sikkerhet sammenlignet med den tradisjonelle papirbaserte prosessen.
I dette blogginnlegget utforsker vi hvordan digital signering med tjenester som Addo Sign skaper en enklere og tryggere måte å signere kontrakter og dokumenter på. Vi dykker ned i betydningen av elektronisk identifikasjon, som gjør det mulig å verifisere underskriverens identitet og dermed sikre legitimitet og troverdighet i den digitale signeringsprosessen. Etter å ha lest innlegget vil du forstå forskjellene mellom enkel og sterk identifikasjon, når de bør brukes, og hvordan Addo Sign gjør det mulig å håndtere begge metodene effektivt – både lokalt og globalt.
Elektronisk identifikasjon er en forutsetning for alle elektroniske transaksjoner i Addo Sign, da det spiller en sentral rolle i alle digitale tjenester og prosesser. Identifikasjonsprosessen, som er en del av elektronisk identifikasjon, gjør det mulig for mottakeren av et dokument å verifisere identiteten sin på en sikker og effektiv måte før de får tilgang til å se innsendte dokumenter og avtaler.
Autentisering er den kritiske mekanismen som bekrefter og verifiserer at mottakerens påståtte identitet er ekte og legitim, noe som er avgjørende for å opprettholde sikkerheten og integriteten i elektroniske transaksjoner. Elektronisk identifikasjon og autentisering muliggjør pålitelig elektronisk kommunikasjon og gir brukerne mulighet til å delta i elektroniske handlinger og dokumentutvekslinger med ro i sjelen.
Vi lever i en tid der kompliserte prosesser er en avgjørende faktor i ethvert kundeforhold. En studie fra PWC viser at en god kundeopplevelse delvis bestemmes av hvor smidige og effektive prosesser og tjenester kundene bruker i et forretningsforhold.
Så hvorfor opprettholde utdaterte prosesser og sette kunderelasjoner i fare når det finnes smidige og sikre identifikasjonsalternativer med enkle og sterke identifikasjonsprosesser?
Mange viktige forretningskontrakter krever en identitetskontroll av motparten. Dette er ofte unødvendig tidkrevende fordi begge parter må møtes personlig, eller det kan kreves vitneforklaringer. I tillegg er det en generell risiko hvis dokumenter sendes per post, og selv tradisjonell e-post kan bli kompromittert og er ikke i samsvar med GDPR.
En sterk totrinnsidentifikasjon er en juridisk bindende måte å signere alle typer dokumenter på. Sterk identifikasjon er knyttet til en persons offisielle identitet, som alltid bekreftes ved hjelp av digital identifikasjon. I praksis betyr dette at man bruker avanserte og anerkjente identifikasjonsløsninger gjennom hele identifikasjonsprosessen.
MitID og BankID er begge eksempler på identifikasjonssystemer som brukes til sterk identifikasjon.
Sterk identifikasjon anbefales for signeringsprosesser der partene ikke kjenner hverandre på forhånd. Sterk identifikasjon kan også sidestilles med f.eks. fremvisning av et identitetsdokument (pass/førerkort).
Sterk autentisering støttes av banksystemene i Finland, Sverige, Norge og Danmark, og kan brukes i Addo Sign. Hvis underskriveren befinner seg i et annet europeisk land, kan eIDAS brukes. eIDAS er en paneuropeisk digital identifikasjonsløsning som bruker de offisielle digitale identifikasjonssystemene i hvert land, slik at du for eksempel kan sende et dokument til underskrift i Italia og være sikker på at det er riktig person som har signert dokumentet.
Mangel på en identifikasjonsløsning er ikke en hindring for digital signering, og det er kanskje ikke alltid nødvendig. Enkel identifikasjon er en praktisk måte å samle inn elektroniske signaturer fra hele verden på. Noen ganger er risikoen forbundet med signeringsprosessen eller dokumentene så lav at en enkel identifikasjon og påfølgende berøringssignatur på skjermen er raskt og enkelt. Denne metoden er enkel når de signerende partene allerede kjenner hverandre, eller når signaturer samles inn internt i en bedrift.
Enkel og sterk autentisering skiller seg kun fra hverandre på signeringstidspunktet. Mens sterk autentisering krever at mottakeren logger seg inn med for eksempel MitID eller BankID, krever enkel identifisering kun at underskriveren signerer på dokumentet.
I praksis betyr dette at underskriveren åpner invitasjonslenken som er sendt via e-post/SMS, skriver inn passord hvis avsenderen har passordbeskyttet transaksjonen, og signerer på telefonen.
Merk at både enkel og sterk identifikasjon er juridisk sett bindende signeringsmetoder på lik linje med den fysiske signaturen i et dokument.
Addo Signs digitale signeringstjeneste tilbyr både sterk og enkel identifikasjon. Du kan bruke begge identifikasjonsmetodene parallelt og velge identifikasjonsmetode separat for hver signatur før dokumentet sendes.
Sterk og enkel identifikasjon for digitale signaturer er basert på en EU-forordning som definerer de tre elementene i en digital signatur. De tre elementene er autentisiteten til signeringsmetoden, dokumentets integritet og en tredjepartsvurdering i etterkant.
Med andre ord må integriteten og opprinnelsen til det digitalt signerte dokumentet kunne bevises i etterkant, noe som gjør dokumentet mer troverdig enn en papirversjon.