Digital signering er en "game-changer" for bedrifter, og tilbyr en rekke fordeler som kan strømlinjeforme prosesser og øke effektiviteten. I dette blogginnlegget skal vi se nærmere på de ulike fordelene med digital signering for bedrifter, og hvordan det kan forbedre sikkerheten, gjøre det mer praktisk og gi kostnadsbesparelser.
En digital signatur er en måte å verifisere at en digital melding eller et digitalt dokument er autentisk og ikke har blitt manipulert. Den bruker avansert kryptering for å sikre meldingens eller dokumentets integritet og autentisitet, og den beviser at avsenderen er den han eller hun utgir seg for å være. Det gjør det mulig å sende meldinger og foreta transaksjoner på nettet på en sikker måte, for eksempel å signere en kontrakt eller sende en viktig e-post.
E-post, dokumentsignering og nettbaserte transaksjoner er bare noen få av de mange bruksområdene for digitale signaturer. De er en viktig del av mange sikkerhetsprotokoller og brukes ofte for å motvirke angrep i form av replay, forfalskning og manipulering.
Sikkerheten og påliteligheten til sertifiseringsinstansen som har utstedt den offentlige nøkkelen, er avgjørende for at digitale signaturer skal fungere.
"Digitale signaturer er en game-changer som effektiviserer prosesser og gjør det mulig å drive forretninger raskere og mer effektivt"
Sammenlignet med konvensjonelle, papirbaserte signeringsmetoder gir digital signatur en rekke fordeler. Noen av de viktigste fordelene er:
Digitale signaturer bruker kryptering for å sikre at signaturen er legitim og at dokumentet ikke har blitt manipulert. Resultatet er et høyt sikkerhetsnivå, og svindel reduseres. Digitale signaturer kan være sikrere enn fysiske signaturer, ettersom det kan være vanskelig å forfalske en digital signatur på samme måte som en fysisk signatur. Digitale signaturer er 99,9 % effektive når det gjelder å forhindre svindel og sikre dokumenters autentisitet.
Digitale signaturer gjør det mulig for brukere å signere papirer på avstand uten å være til stede personlig. Dette gjør signeringsprosessen for kritiske dokumenter raskere og sparer tid. Digitale signaturer gjør det også mulig å signere dokumenter hvor som helst og når som helst, noe som kan være en fordel hvis man for eksempel reiser mye. 79 % av forbrukerne foretrekker å signere og fullføre papirarbeid digitalt.
En digital signatur etterlater et sporbart spor som viser hvem som har signert et dokument, og når det ble signert. Dette kan være nyttig for å spore et dokuments fremdrift eller lete etter potensielle problemer. En studie utført av IAITAM viste at 99,7 % av respondentene mente at digitale signaturer forbedrer sporbarheten og ansvarligheten til elektroniske dokumenter.
Digitale signaturer eliminerer behovet for å skrive ut, sende og lagre fysiske dokumenter, noe som i siste instans kan føre til betydelige økonomiske besparelser. Bruken av elektroniske signaturer kan føre til besparelser på 34 euro per signert avtale eller dokument, blant annet på grunn av økt produktivitet blant de ansatte.
Digitale signaturer kan redusere tids- og arbeidsinnsatsen som kreves for å signere dokumenter, sammenlignet med tradisjonelle fysiske signaturer. Dette skyldes at man slipper fysisk signering, skanning og returnering av dokumenter, spesielt når det gjelder tidssensitive dokumenter. Digitale signaturer er dessuten mer praktiske fordi de muliggjør fjernsignering, slik at underskriveren ikke trenger å være fysisk til stede. Bedrifter opplever ofte en effektivitetsøkning på 85 % etter å ha tatt i bruk digitale signaturer.
Digitale signaturer bidrar også til å redusere miljøpåvirkningen fra dokumenthåndtering ved å redusere bruken av papir og postforsendelser. En studie utført av Carbon Trust viste at bruk av elektroniske signaturer kan redusere virksomhetens karbonavtrykk med opptil 200 kg CO2 per signatur.