Hva er en Enkel Elektronisk Signatur (BES) og når bør den brukes?

En enkel elektronisk signatur (BES) er den enkleste formen for elektronisk signatur, slik den er definert i eIDAS-forordningen (EU-forordning nr. 910/2014) i EU. Selv om den gir et grunnleggende sikkerhetsnivå, mangler den noen av de avanserte funksjonene som finnes i elektroniske signaturer på høyere nivå. eIDAS-forordningen kategoriserer elektroniske signaturer i tre sikkerhetsnivåer: Enkel elektronisk signatur (BES), avansert elektronisk signatur (AES) og kvalifisert elektronisk signatur (QES).

Viktige egenskaper ved en Enkel Elektronisk Signatur

Data i elektronisk form
En enkel elektronisk signatur omfatter data i elektronisk form som er logisk knyttet til andre data, og som brukes av underskriveren til å signere.

Lavt sikkerhetsnivå
BES gir ikke samme grad av sikkerhet som elektroniske signaturer på høyere nivå. Den mangler noen av de avanserte sikkerhetsfunksjonene som finnes i avanserte og kvalifiserte elektroniske signaturer.

Ingen krav til spesifikk teknologi
BES krever ikke bruk av bestemte teknologier eller enheter for signaturgenerering. Den kan implementeres ved hjelp av et bredt spekter av elektroniske metoder, inkludert skannede signaturer, OK- eller godkjenn-knapper eller andre grunnleggende metoder.

Juridisk anerkjent
Til tross for sin grunnleggende natur er en grunnleggende elektronisk signatur juridisk anerkjent i EU. Den anses som en gyldig form for elektronisk signatur, selv om aksepten kan variere avhengig av kontekst og jurisdiksjon.

Når skal du bruke en Enkel Elektronisk Signatur

Transaksjoner med lav risiko
BES er egnet for lavrisikotransaksjoner der et grunnleggende nivå av autentisering og juridisk gyldighet er tilstrekkelig. Dette kan for eksempel være enkle avtaler, interne notater eller andre ikke-sensitive dokumenter.

Rutinemessige forretningsprosesser
I daglige forretningsprosesser der det legges vekt på effektivitet i stedet for et høyt sikkerhetsnivå, kan en enkel elektronisk signatur være hensiktsmessig. Eksempler på dette kan være rutinemessige godkjenninger, bekreftelser eller samtykkeskjemaer.

Brukervennlige prosesser
BES brukes ofte i scenarier der en brukervennlig og tilgjengelig signeringsprosess prioriteres. For eksempel ved innhenting av elektronisk samtykke på et nettsted eller via en mobilapplikasjon.

Intern dokumentasjon
Grunnleggende elektroniske signaturer kan være egnet for intern dokumentasjon, for eksempel interne notater, bekreftelser fra ansatte eller rutinemessige godkjenninger i en organisasjon.

Kostnadseffektive løsninger
BES kan være et praktisk valg for organisasjoner som søker kostnadseffektive løsninger for grunnleggende behov for elektronisk signering. Det gjør det mulig å implementere elektroniske signaturer uten behov for avansert teknologi eller infrastruktur.

Selv om en enkel elektronisk signatur kan være egnet for visse bruksområder, er det viktig å vurdere de spesifikke kravene til hver transaksjon eller hvert dokument nøye. For transaksjoner med høyere innsats og juridisk betydning, spesielt de som krever anerkjennelse på tvers av landegrensene, kan organisasjoner velge mer avanserte former for elektroniske signaturer, for eksempel avanserte elektroniske signaturer (AES) eller kvalifiserte elektroniske signaturer (QES).