Hvad er en Basic Elektronisk Signering (BES) og hvornår bør den anvendes?
En basic elektronisk signatur (BES) er den enkleste form for elektronisk signatur, som er defineret i eIDAS-forordningen (EU-forordning nr. 910/2014) i EU. Selv om den giver et grundlæggende sikkerhedsniveau, mangler den nogle af de avancerede funktioner, der findes i elektroniske signaturer på højere niveau. eIDAS-forordningen kategoriserer elektroniske signaturer i tre sikkerhedsniveauer: Basic Electronic Signature (BES), Avanceret Elektronisk Signatur (AES) og Kvalificeret Elektronisk Signatur (QES).
De vigtigeste egenskaber ved en Basic Elektronisk Signatur
Data i elektronisk form
En basic electronic signature involverer data i elektronisk form, som er logisk forbundet med andre data, og som bruges af underskriveren til at underskrive.
Lavt niveau af sikkerhed
BES giver ikke samme sikkerhedsniveau som elektroniske signaturer på højere niveauer. Den mangler nogle af de avancerede sikkerhedsfunktioner, der findes i avancerede og kvalificerede elektroniske signaturer.
Intet krav om specifik teknologi
BES kræver ikke brug af specifikke teknologier eller enheder til at skabe signaturer. Den kan implementeres ved hjælp af en bred vifte af elektroniske midler, herunder scannede underskrifter, OK- eller godkend-knapper eller andre grundlæggende metoder.
Juridisk anerkendt
På trods af sin grundlæggende karakter er en grundlæggende elektronisk signatur juridisk anerkendt i EU. Den betragtes som en gyldig form for elektronisk signatur, selvom dens accept kan variere afhængigt af kontekst og jurisdiktion.
Hvornår skal man anvende en Basic Elektronisk Signatur
Transaktioner med lav risiko
BES er velegnet til lavrisikotransaktioner, hvor et grundlæggende niveau af autentificering og juridisk gyldighed er tilstrækkeligt. Det kan være simple aftaler, interne notater eller andre ikke-følsomme dokumenter.
Rutinemæssige forretningsprocesser
I daglige forretningsprocesser, hvor der lægges vægt på effektivitet snarere end et højt sikkerhedsniveau, kan en grundlæggende elektronisk signatur være passende. Eksempler er rutinemæssige godkendelser, bekræftelser eller samtykkeerklæringer.
Brugervenlige processer
BES anvendes ofte i scenarier, hvor en brugervenlig og tilgængelig signeringsproces prioriteres. For eksempel ved indhentning af elektronisk samtykke på en hjemmeside eller via en mobilapplikation.
Intern dokumentation
Basic Electronic Signatures kan være velegnet til intern dokumentation, f.eks. interne notater, medarbejderbekræftelser eller rutinemæssige godkendelser i en organisation.
Omkostningseffektive løsninger
For organisationer, der søger omkostningseffektive løsninger til grundlæggende behov for elektronisk signering, kan BES være et praktisk valg. Det giver mulighed for at implementere elektroniske signaturer uden behov for sofistikerede teknologier eller infrastruktur.
Selv om en grundlæggende elektronisk signatur kan være velegnet til visse anvendelser, er det vigtigt at vurdere de specifikke krav til hver enkelt transaktion eller dokument nøje. Ved større og juridisk vigtige transaktioner, især dem, der kræver anerkendelse på tværs af landegrænser, kan organisationer vælge mere avancerede former for elektroniske signaturer som avancerede elektroniske signaturer (AES) eller kvalificerede elektroniske signaturer (QES).