Sådan sendes breve  sikkert til modtagere i e-Boks

I en tid, hvor digital kommunikation er standarden, er sikker dokumentlevering vigtigere end nogensinde. Offentlige myndigheder, virksomheder og private afsendere har behov for at sende følsomme oplysninger uden risiko for, at de falder i de forkerte hænder.

e-Boks er en sikker digital postkasse, der gør det muligt at modtage officielle dokumenter fra virksomheder nemt og trygt. Men hvordan fungerer det i praksis, og hvorfor er det vigtigt at bruge en sikker løsning som e-Boks?

I denne guide gennemgår vi hvorfor sikker levering af dokumenter er afgørende, hvordan din virksomhed kommer i gang, og hvordan du rent praktisk sender breve sikkert til en modtager i e-Boks.

Hvornår og hvorfor

Når du sender følsomme oplysninger – såsom kontrakter, juridiske dokumenter eller personlige oplysninger – er sikkerhed og troværdighed afgørende. Her er nogle af de vigtigste grunde til at bruge en sikker digital løsning som e-Boks:

• Beskyttelse mod databrud – E-mails og almindelige brevforsendelser kan blive opfanget af uvedkommende. e-Boks anvender stærk kryptering, så kun modtageren har adgang til indholdet.
• Juridisk gyldighed – Når du sender dokumenter via e-Boks, kan du være sikker på, at leveringen er juridisk bindende, da modtagerens adgang kan dokumenteres.
• Overholdelse af GDPR og lovgivning – e-Boks er en sikker løsning, der overholder GDPR og sikrer, at personlige oplysninger håndteres korrekt.
• Effektivitet og dokumentation – e-Boks giver leveringsbekræftelse, så du altid kan se, hvornår modtageren har åbnet brevet.

Sikker dokumentlevering handler altså ikke kun om bekvemmelighed, men også om databeskyttelse, juridisk sikkerhed og effektivitet.

Sådan kommer du i gang?

For at sende breve sikkert til en modtager i e-Boks, skal du sikre, at du har adgang til en e-Boks erhvervsløsning eller en anden integreret platform som fx Addo Sign, der understøtter digitale postforsendelser til modtagere i e-Boks.

Hvem kan sende post til e-Boks?

Både offentlige myndigheder og private virksomheder kan sende breve til borgere og virksomheder via e-Boks. Hvis din virksomhed endnu ikke har en aftale med e-Boks, kan du starte ved at:

1. Tjekke om din virksomhed allerede har en aftale med e-Boks eller Digital Post.
2. Oprette en erhvervsaftale hos e-Boks eller gennem en digital postløsning, der understøtter e-Boks fx Addo Sign.
3. Få adgang til integrationsmuligheder – enten via en API-løsning eller en platform, der tilbyder e-Boks integration som Addo Sign.

e-Boks tilbyder en direkte løsning til virksomheder og myndigheder, hvor dokumenter kan sendes sikkert. Dog kræver det ofte en teknisk integration eller brug af en tredjepartsplatform.

Tredjepartsplatforme der kan sende breve til modtagere i e-Boks

Flere danske løsninger understøtter integration med e-Boks, hvilket gør det nemt for virksomheder at sende sikre digitale breve. Alle tredjepartsplatform samarbejder med e-Boks og kan ikke gøre det uden e-Boks samtykke, så det er derved sikkert at anvende dem. Her er nogle af de mest populære løsninger:

Addo Sign

Addo Sign er en af de mest tilgængelige løsninger for virksomheder, uanset om det er en stor eller lille virksomhed eller om der er tale om et stort eller lille behov.

Fordele ved Addo Sign

• Nem at komme i gang, selv for små virksomheder uden teknisk viden.
• Kan bruges til både e-Boks forsendelser og indhentning af digitale underskrifter.
• Brugervenlig platform med intuitive funktioner til dokumenthåndtering.

Med Addo Sign får virksomheder en alt-i-en løsning, der både sikrer effektiv digital signering og sikker forsendelse via e-Boks.

Digital Post via NemHandel

Virksomheder, der kommunikerer med det offentlige, kan sende digitale breve via NemHandel, som fungerer som en platform for sikker digital post.

KMD Digital Post

KMD tilbyder en digital postløsning, der kan integreres med e-Boks, særligt velegnet til store organisationer og offentlige myndigheder.

Hvordan sendes et brev til en modtager i e-Boks?

At sende dokumenter til e-Boks kan gøres gennem flere systemer. Her er en trin-for-trin guide til hvordan det gøres med Addo Sign når et dokument skal sendes til e-Boks:

1. Opret Addo Sign konto – Som virksomhed skal du have en Addo Sign konto, dette oprettes enkelt på addosign.com eller gennem e-Boks Erhvervsløsning.
2. Start ny sikker forsendelse – Det er nemt at orientere sig i Addo Sign og starte en ny forsendelse.
3. Upload PDF-dokumenter – Upload et eller flere PDF dokumenter du ønsker at sende.
4. Angiv modtagerens oplysninger – Kontaktoplysninger angives herunder CPR-nummer, så er du sikre at forsendelsen kun modtages af denne person.
5. Bekræft og send

Konklusion

Sikker dokumentlevering er afgørende i en digital tidsalder, hvor personfølsomme oplysninger skal beskyttes. Med e-Boks kan virksomheder og myndigheder sende vigtige dokumenter på en sikker, sporbar og juridisk bindende måde.

Ved at bruge e-Boks opnår du

• Høj sikkerhed med krypteret dokumentlevering.
• Dokumenteret modtagelse, der kan spores.
• Overholdelse af GDPR og lovgivning.
• Hurtig og effektiv kommunikation uden fysisk posthåndtering.

Hvis din virksomhed ønsker at komme i gang med at sende dokumenter til e-Boks, anbefales det at kontakte rådgiverteamet hos Addo Sign. De kan vejlede dig omkring den bedste løsning ud fra din virksomheds behov – uanset om du har et mindre behov for forsendelser eller kræver en løsning til store mængder af dokumenter.

Kontakt Addo Sign i dag, og få hjælp til at finde den rette løsning til din virksomhed!