Artiklen uddyber, hvilke metoder der bedst dækker dig i forbindelse med sikring af dine filer. Uanset om du håndterer fakturaer, aftaler eller kontrakter, er det måske ikke altid, at du tænker på sikkerheden af dine dokumenter først. Men sikkerhed er helt afgørende for håndteringen af dine filer. En forkert håndteret kontrakt eller en mistet fil kan hurtigt reducere tilliden hos kunder, medarbejdere eller andre brugere.
For at hjælpe lidt på vej kan du overveje:
- Konverter papir til digitalt
- Regelmæssig gennemgang af adgangstilladelser
- Opbevar dokumenter sikkert
- Filer på tværs af afdelinger
- Digital signering
1. Konverter papir til digitalt
Det har længe været normalt at håndtere vigtige dokumenter på print. Kontrakter, fakturaer og lignende er blevet formet og printet ud for at blive underskrevet. Men printede dokumenter kan hurtigt gå tabt, blive stjålet eller ødelagt.
Der udvikles hele tiden nye sikkerhedsprocedurer, og de bliver bedre og bedre. Hvis det implementeres korrekt, kan et papirløst kontor give bedre kontrol over dokumenter, bedre datasikkerhed og mulighed for opbevaring og backup. Samtidig er det også lettere at styre dokumentets livscyklus og minimerer risikoen for fejl.
2. Regelmæssig gennemgang af adgangstilladelser
Når dokumenter er blevet gemt digitalt i virksomheden, er det vigtigt at sikre, hvem der har adgang til dokumenterne og dataene. Hvis man ikke passer godt på, kan filer nemt gå tabt, blive forlagt eller ved et uheld blive delt med de forkerte personer.
For at sikre dine data og dokumenter skal du overveje, hvem der har adgang til fortrolige oplysninger, og regelmæssigt gennemgå disse tilladelser for at sikre, at kun relevante medarbejdere har adgang til de oplysninger, de har brug for - mens fortrolige data er beskyttet mod dem, der ikke har.
3. Opbevar dokumenter sikkert
Hvordan opbevarer du dine dokumenter? Opbevares de sikkert og beskyttet - eller ligger de blot fysisk på skrivebordet eller i overførsler på computeren? Krypteret opbevaring af dokumenter og data giver et ekstra lag af beskyttelse, hvilket kan være afgørende, hvis der er tale om følsomme data og dokumenter.
Addo Sign samarbejder f.eks. med e-boks og andre lagringssystemer, som gør det muligt at gemme og opbevare filer sikkert.
4. Filer på tværs af afdelinger
Når dokumenter sendes på tværs af afdelinger eller til en modtager og skal underskrives, skal håndteringen af dokumenterne også være sikker. Når dokumenterne håndteres digitalt, kan de også underskrives digitalt. I denne sammenhæng er det også vigtigt at huske på, hvem dokumenterne sendes til, og hvem der har adgang til dataene.
En signeringsløsning som Addo Sign opretter automatisk en hændelseslog, der viser et transaktionsspor over, hvilke handlinger der er foretaget med dokumentet. Hændelsesloggen giver et overblik over handlinger, redigeringer og ændringer, som også er tidsstemplet. Når det drejer sig om digitale signaturer, er de mere sikre end traditionelle papirsignaturer.
5. Digital signering
En digital signatur er lige så gyldig som en underskrift, der er skrevet fysisk på papir. Fordelen ved digitale signaturer er, at de øger gennemsigtigheden i online-interaktioner og skaber tillid mellem modtager og afsender. Den digitale signatur er entydigt knyttet til underskriveren, kan identificere underskriveren og kan med en høj grad af sikkerhed bruges med underskriverens egen kontrol.
Addo Sign integrerer med lokale versioner af eID-værktøjer i vores signeringstjeneste. Dette er for eksempel NemID og MitID i Danmark og svensk BankID eller norsk BankID.
Tag sikkerheden for dine dokumenter til det næste niveau
I sidste ende afhænger sikkerheden i dine dokumenter af, hvilke værktøjer du bruger. I Addo Sign er sikkerheden indbygget i værktøjet, og du kan nemt sende, modtage, udfylde og underskrive helt sikkert. Hvis det er noget, du er interesseret i at høre mere om, kan du booke en demo med vores team i dag og lære, hvordan værktøjet kan implementeres i dine arbejdsprocesser.
