En introduktion til fordelene ved digitale signaturer i regnskab. Forbedr dine processer, øg effektiviteten, og opbyg stærkere kunderelationer med digitale signaturer.
Fra papirbunker til digital lethed
Regnskabsafdelingen står over for en enorm mængde dokumentation. Det forventes, at de fleste underskriftstransaktioner i fremtiden vil foregå på mobile enheder. Derfor skal revisorer være forberedt på at bruge digitale signeringsløsninger til elektronisk overførte dokumenter.
Disse løsninger tilbyder en række fordele for revisorer, såsom at opretholde et revisionsspor for alle underskrevne aftaler og samtykkeerklæringer, opretholde sikkerheden for følsomme dokumenter og forhindre utilsigtet eksponering.
"Udskiftning af forældede papirbaserede processer med digitale signeringsløsninger gør det muligt for revisorer at udføre alle deres opgaver online."
Digitale signaturer: Nøglen til hurtigere regnskabsprocesser
Den primære motivation for små virksomheder til at indføre digitale signeringsløsninger er ofte at øge salget. Men denne teknologi kan også have en betydelig indvirkning på regnskabsafdelingerne. Ved at bruge digitale skabeloner og eliminere behovet for flere underskrifter på fysiske dokumenter kan regnskabsfolk reducere den tid og indsats, der kræves for at forberede papirarbejde, betydeligt. Det kan føre til omkostningsbesparelser ved at skære ned på den tid og de ressourcer, der er nødvendige for at udskrive, sende og faxe papirformularer.
Øget effektivitet i forretningsdriften
En almindelig udfordring for virksomheder er at holde styr på udviklingen af dokumenter, som ofte bliver i én afdeling i flere dage, før de går videre til den næste. Digitale signaturer kan forenkle processen med at få de nødvendige interne underskrifter fra medarbejderne, og de kan bruges til bestyrelsesbeslutninger, dokumentation, samtykke, e-mail-afstemninger og andre virksomhedsdokumenter.
Ved at bruge digitale signaturer kan virksomheder undgå forsinkelser forårsaget af manglende eller forsinkede underskrifter på udgiftsrapporter. Det resulterer i en mere organiseret og effektiv proces, da dokumentet flyder i den rigtige rækkefølge - fra den person, der udfylder det, til cheferne og regnskabsafdelingen. Med digitale signaturer er det ikke nødvendigt at lave papirkopier, så opgaver, der før tog uger, kan nu klares på bare én dag. Digitale signaturer gør det muligt for medarbejdere at modtage refusioner hurtigere og for revisorer at lukke regnskabet tidligere.
5 fordele ved digitale signaturer i regnskabet
-
Strømlin dokumenthåndtering: Digitale signaturer gør det muligt for revisorer at underskrive og administrere dokumenter elektronisk, hvilket reducerer behovet for manuel håndtering og udskrivning.
-
Forbedre sikkerheden: Med digitale signaturer bliver følsomme dokumenter krypteret og beskyttet med sikre digitale signaturer, hvilket reducerer risikoen for utilsigtet eksponering.
- Forbedre effektiviteten: Muligheden for at underskrive og håndtere dokumenter elektronisk på farten via mobile enheder sparer tid og øger effektiviteten for revisorer.
- Oprethold revisionsspor: Digitale signaturer giver en oversigt over alle underskrevne aftaler og samtykkeerklæringer, hvilket gør det nemt at spore og vedligeholde et revisionsspor.
- Styrke kunderelationer: Ved at reducere manuel håndtering og øge hastigheden af dokumenthåndtering hjælper digitale signaturer revisorer med at yde bedre service og styrke forholdet til kunderne.
Opret en gratis konto og prøv Addo Sign. Du kan også kontakte os for at få en online demonstration og lær mere om, hvordan digital signering kan være til gavn for regnskabsprofessionelle.
Vigtigheden af compliance og sikkerhed i dokumenthåndtering
For at sikre pålidelig finansiel rapportering og overholdelse af love, regler og politikker er det vigtigt at sikre, at regnskabsdokumenter er beskyttet mod manipulation. Den elektroniske signaturløsning, der tilbydes af Addo Sign, løser dette problem ved at give mulighed for langsigtet verifikationsbevis indlejret i dokumentet, herunder pålidelige tidsstempler til at bevise tidspunktet for underskrivelsen og validere underskriverens identitet. Denne komplette løsning garanterer overholdelse og gennemsigtighed gennem hele underskriftsprocessen for revisorer.
