I takt med at digitaliseringen accelererer, stilles der større krav til sikker, effektiv og brugervenlig kommunikation mellem virksomheder og deres kunder. Mange virksomheder vælger derfor at erstatte papirbaserede processer med digitale løsninger, der er hurtigere, billigere og mere miljøvenlige.
Addo Sign er en førende digital signeringsløsning, der gør det muligt at underskrive dokumenter juridisk bindende online. Når denne løsning kombineres med e-Boks' sikre digitale postkasse, får virksomheder en komplet digital dokumenthåndteringsløsning, der sikrer effektiv, lovmedholdelig og miljøvenlig kommunikation.
Addo Sign: Effektiv og sikker digital signering
Mange virksomheder håndterer dagligt en lang række dokumenter, som kræver underskrift – fra kontrakter og ansættelsesaftaler til samtykkeerklæringer og juridiske dokumenter. Traditionelt har denne proces krævet fysisk papirhåndtering, hvilket ikke alene er tidskrævende, men også kan indebære sikkerhedsrisici og høje omkostninger.
- Underskrive dokumenter digitalt, hurtigt og sikkert
- Sikre juridisk bindende underskrifter i overensstemmelse med EU’s eIDAS-forordning
- Spare tid og omkostninger ved at eliminere papirbaserede processer
- Integrere signering i eksisterende systemer via API
- Få notifikationer og påmindelser, så underskrifter ikke glemmes
Integration med e-Boks: En komplet digital løsning
e-Boks er en af Danmarks mest anvendte digitale postløsninger og bruges af både offentlige myndigheder, virksomheder og privatpersoner til sikker digital kommunikation.
- Øget sikkerhed: Dokumenter sendes og opbevares krypteret, hvilket sikrer, at kun den rette modtager har adgang.
- Hurtigere ekspedition: Kunden modtager dokumenter med det samme og kan underskrive direkte fra e-Boks.
- Bedre compliance: Virksomheder sikrer sig, at de lever op til GDPR og andre lovgivningsmæssige krav ved at benytte en anerkendt digital postløsning.
Brugseksempler: Sådan anvender virksomheder Addo Sign og e-Boks
Advokatfirmaet: Sikker og effektiv dokumenthåndtering
Advokatfirmaet Jensen & Partners har specialiseret sig i erhvervsret og håndterer dagligt fortrolige dokumenter og kontrakter for deres klienter. Tidligere blev dokumenter ofte sendt fysisk eller via e-mail, hvilket både var tidskrævende og medførte sikkerhedsrisici.
Med Addo Sign og e-Boks har advokatfirmaet optimeret deres arbejdsgang:
- Fortrolige juridiske vurderinger sendes direkte via e-Boks, så klienten kan modtage og opbevare dem sikkert.
- Kontrakter og aftaler sendes til digital signering via Addo Sign, så underskriften er juridisk bindende og arkiveres korrekt.
- Efter underskrift overføres det færdige dokument automatisk til klientens e-Boks, hvor det opbevares sikkert.
Ejendomsselskabet: Effektiv varsling og dokumentation
Ejendomsselskabet Nordbo Ejendomme administrerer hundredvis af lejemål og sender jævnligt varslinger om huslejestigninger, vedligeholdelsesarbejde og opsigelser til deres lejere. Tidligere blev disse dokumenter sendt fysisk, hvilket både var ressourcekrævende og besværligt at dokumentere.
Med Addo Sign og e-Boks har selskabet optimeret deres kommunikation:
- Lejemålsvarslinger: Ændringer i lejekontrakten sendes direkte til lejerens e-Boks, hvor meddelelsen registreres som modtaget.
- Opsigelser og kontraktændringer: Lejere underskriver opsigelser eller kontraktændringer via Addo Sign, uden behov for fysisk fremmøde.
- Dokumentation: Brug af e-Boks sikrer, at dokumenter leveres korrekt og juridisk gyldigt til den rette modtager.
HR-organisationen: Hurtig og sikker håndtering af opsigelser
En stor dansk HR-organisation, der håndterer ansættelser og afskedigelser for flere virksomheder, har tidligere brugt anbefalede breve eller kurértransport til at levere opsigelser rettidigt.
Med Addo Sign og e-Boks har HR-organisationen optimeret deres proces:
- Hurtig levering: Opsigelser sendes direkte til medarbejderens e-Boks og leveres øjeblikkeligt.
- Juridisk dokumentation: Virksomheden har bevis for, at opsigelsen er sendt og modtaget af den rette person.
- Effektivitet og omkostningsbesparelse: Ingen behov for fysiske leverancer eller transportudgifter – alt håndteres digitalt.
Denne løsning sikrer, at HR-afdelingen kan agere hurtigt og korrekt i kritiske situationer, samtidig med at medarbejderens rettigheder overholdes.
Konklusion: Fremtidens dokumenthåndtering er digital
Virksomheder, der ønsker at optimere deres dokumenthåndtering og samtidig sikre overholdelse af GDPR og eIDAS, bør overveje en digital løsning som Addo Sign i kombination med e-Boks. Med en nem og sikker måde at underskrive og sende dokumenter digitalt, kan virksomheder reducere omkostninger, øge effektiviteten og levere en bedre kundeoplevelse.
Klar til at optimere din digitale kommunikation?
Med Addo Sign og e-Boks får din virksomhed en sikker, effektiv og lovmedholdelig løsning til digital dokumenthåndtering.
Kontakt os i dag og få en skræddersyet løsning.
